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怎樣用好傳真機?

1、應确保選擇的傳真機是正品

  如果買回來的傳真機是赝品,無論我們使用怎麼小心,維護怎麼精心,也都不能有效延長傳真機的使用壽命,畢竟赝品的質量是很差的。現在傳真機市場魚龍混雜,不少奸商隻是一味地追求高額利潤,他們千方百計地使用各種招數來蒙騙購買者。為了避免無謂的損失,您在購買傳真機時一定要提高警惕,認真做好傳真機的質量鑒别工作。首先您應該認清有關标識,所有正規渠道進入國内的傳真機都應有CCIB-商檢證明标志,其次應該确認傳真機的電源插頭為符合國标的三向扁插頭,其他形式的插頭均不符國标,并且要确認傳真機使用的電源規格為220V/50-60Hz,最後再認真檢查傳真機的随機配件,一般情況面向中國市場的傳真機,随機的保修卡及說明書都應是中文。

2、有效節省傳真費用

  由于傳真機的傳真信号是通過電話線傳輸的,因此發送傳真的時間越長,需要支付的電話費就越高。為了能縮短傳真時間,有效節省傳真費用,您應該盡可能地選擇一款發送時間短,傳送效率高的傳真機;現在傳真機市場上,按照傳真時間的快慢,有6秒、9秒、15秒、18秒和23秒等幾種類型,如果您用傳真機來完成一些跨國或者跨省的信息發送任務時,最好選用傳送時間為6秒的傳真機,如果僅僅是接受和發送一些本地的傳真業務,您可以選擇傳送時間為15秒以後的傳真機,當然不少用戶需要傳真的業務範圍廣泛,因此這類用戶最好還是選用傳送時間不超過15秒的傳真機,因為這一檔的傳真機在收發雙方正常操作的情況 下,實際傳送一頁A4尺寸的文件所需要的時間不會超過1分鐘,因此長途傳真時的電信費用也僅按1分鐘計價,否則即使超過1秒,也将按2分鐘計價,長途話費也就增加了一倍。另外傳真紙張的尺寸大小與頁面信息的多少也與傳送時間有關,筆者建議您在發送國際傳真業務時,傳真的内容應盡可能言簡意赅,并盡量采用小号的傳真紙。

3、巧妙處理卡紙故障

  傳真機在頻繁的使用過程中,其内部的紙張傳送組件難免會出現一些故障。一旦出現了卡紙現象,您可以先打開傳真機翻蓋,取出硒鼓,并用雙手輕輕拽出被卡住的紙張,注意不要用力過猛,以免拉斷紙張,更不能用尖利的東西去取,以免造成傳真機的損壞。另外傳真機出現的卡紙現象,也與使用的紙張質量以及紙張的放置有一定的關系,筆者建議您最好使用專用的傳真紙,另外在放置紙張時将紙邊用手抹平,這樣可以有效地避免卡紙。

4、選擇合适的輸出分辨率

  現在的傳真機功能是越來越強大,它一般會提供多種輸出分辨率,供不同類型或者不同用途的用戶選擇。如果用戶需要發送一些包含有重要内容的傳真,例如傳真中含有數字或者圖象時,應盡可能使用超精細的高分辨率,在這種分辨率下輸出的文字或者圖象也就越精細。如果您需要發送的是一些普通内容或者國際傳真,為了節省傳輸時間,可以選擇較低的輸出分辨率,在這種分辨率下,傳真機雖然對細小文字、複雜圖像的處理會丢掉某些細節,但大大提高了傳真的收發速度。

5、解決傳真内容模糊的故障

  如果傳真機紙張傳送部分積累過多污物時,這些污物很容易附着在傳真機内容的光學器件上,例如一旦傳真機的反射鏡頭或者透光玻璃弄髒了,傳真出來的頁面内容可能會模糊不清。為此,您應該定期地打開傳真機對内部進行清潔,清潔的對象主要有齒輪、導電端子、光學鏡頭和墨粉傳感器,内部除塵請用柔軟的幹布擦拭,齒輪、導電端子可以使用無水乙醇。但請注意光學鏡頭不能用手接觸,也不能用酒精擦拭。在清潔紙路時,用幹淨柔軟的濕布來回輕輕擦拭滾軸和印盒,去掉紙屑和灰塵,注意不要用有機溶劑清洗。

6、使用穩定的通話線路

  傳真機是通過電話線來傳遞信号的,如果與傳真機相連的電話線路的通信質量不高,同樣也會影響傳真機的高效工作。因為傳真機在工作時,電話線一旦信号不穩定,就會經常出現掉線的故障,這樣用戶就需要不斷地撥号發送,不但影響發送的速度不說,還會額外增加線路通訊費用。因此,電話線路一旦信号不穩定,您最好請電信公司的工作人員認真檢修好電話線路,實在不行可以另外申請專用電話線路。如果線路質量無法保證,您還可以起用傳真機的存儲發送及接收功能,有了這個功能,您就可以避免斷線重發的麻煩,從而能節省傳送時間和通信費用。

7、提高收發的自動化

  為了能提高實際的辦公效率,我們應該選擇具有自動送紙器功能的傳真機。自動送紙器功能不是每台傳真機都具有的,使用自動送紙器後,少的可放置5頁原稿,多的可放置30張原稿。對于經常需要進行多頁複印與發送的用戶來說,這項功能值得特别關注。擁有自動送紙器後,如要進行多頁原稿複印與發送,則可免去一頁一頁放置原稿的麻煩,隻需将原稿疊整齊,放入自動送紙器,傳真機便可自動搓紙,自動分頁複印或發送。

8、使用傳真自動縮擴功能

  在收發傳真的過程中,常常會出現發送方的文稿尺寸與接受方的記錄紙張尺寸不匹配,如果傳真機沒有自動縮擴功能的話,用戶就可能無法完成一次完整信息的收發任務。有了傳真自動縮擴功能後,您就可以根據實際情況調節縮放比例,例如假設您發送的傳真紙張比較寬,而對方的記錄紙張比較窄,此時您可以通過調整,使文稿按比例縮小。當然如果發送的傳真紙張尺寸比較窄,字也比較小,看不清楚時,而對方用于接受傳真的紙張相對較寬時,傳真機能自動放大原傳真紙上的内容。

9、解決啟動按鈕無法反應的故障

  在撥通對方的傳真号碼後,按下傳真機的啟動按鈕後,傳真機仍然無法發送傳真時,很可能是由于啟動按鈕被鎖定或者傳真機目前處于死循環狀态,如果是處于鎖定狀态,大家可以參考手冊依法解鎖,但如果處于死循環狀态,唯一的辦法就是關閉傳真機的電源,過一段時間後再接通電源,讓傳真機重新啟動和複位檢測,這樣存儲在傳真機緩存中的程序就會自動關閉,死循環程序也就自然清除了。

10、按需采用掃描方式

  目前市場上的傳真機有CCD掃描方式和CIS掃描方式之分,不同的掃描方式,其掃描的色調級别不一樣。如果您在工作中經常需要傳送一些照片或者是圖象之類的信息時,應該選擇一款中間色調級别高的傳真機,因為中間色調是反映圖像亮度層次、黑白對比變化的一個技術指标。如果傳真機具有的中間色調的級數越多,其所記錄與傳輸得到副本的圖像層次就越豐富、越逼真。目前市場上采用CCD作為掃描器的傳真機,其中間色調可達64級;而采用CIS作為掃描器的傳真機,其中間色調最多可達32級,一般均在16級以下。因此,對于經常需要對圖像信息進行傳真和複印的用戶來說,采用CCD掃描方式的傳真機當為首選,并且應選擇具有64級中間色調的傳真機。

11、啟用自動檢測功能

  現在的傳真機為了盡可能地适應普及的需要,一般都具有自動檢測故障功能,這樣一旦傳真機在使用過程中發生什麼故障,不需要您親自去排查,傳真機就能自動顯示故障現象和部位。例如,當發送傳真或記錄紙出現卡紙現象時,傳真機上除了有文字顯示外,相應指示燈發亮,您可随時根據顯示排除故障。

12、向銷售商尋求技術支持

  如果您對傳真機了解不是很深刻或者根本就不熟悉,那麼傳真機一旦出了故障後,最好不要随意打開傳真機的翻蓋,來自己維修。因為傳真機内部有很複雜的機械傳動部分和光學成像部分,一旦這些部分中的零配件位置發生了細微的變化,輕則傳真機很難恢複到以前的效果,重則傳真機無法繼續工作。因此,筆者建議大家,以後遇到需要翻蓋處理的故障時,最好送到專業維修商或者銷售商那裡,去尋求技術幫助或者修理。

 

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